Az ablakban a bejövő és kimenő számlák kiegyenlítését lehet rögzíteni. A felső részben a kiegyenlítés főbb adatai rögzíthető (Irány, Bizonylat dátuma, Megjegyzés, Banki biz.), a Bizonylat száma mezőt a program automatikusan OK gomb megnyomása után fogja kiosztani. Ezeken kívül található egy checkbox is az Átlagárfolyam, melyet bekattintva az újonnan beszúrt soroknál a program automatikusan kitölti az árfolyam oszlopot a főkönyvi számhoz tartozó átlagárfolyammal.
A baloldali táblázatban a Partner kód oszlopban kell a partnert kiválasztani a szokásos módon. A választás után az OrgSys kitölti a Partner kód, Partner név, íránytól függően Tartozik vagy Követel oszlopokat, az utóbbi mező értéke megváltoztatható. illetve előlegszámla kiegyenlítésekor a rendszer megváltoztatja 4531-re. A Számlaszám mezőben entert nyomva a következő ablak jelenik meg:
Az ablakban a megadott partner kiegyenlítetlen számlái jelennek meg. A bal oldali négyzetbe kattintással lehet kiválasztani, mely számlák lesznek kiegyenlítve. Az ablakon található gombok:
Excel exportálás - megnyit egy Excel fájlt a táblázat adataival.
Mindet kijelöli - az ablakon található összes négyzetet kijelöli.
Kijelölések megszüntetése - a gomb megnyomása után minden sorban üres négyzet található.
Beállítások - a lekérdezett tételek számát lehet beállítani.
Minden számla - a gomb használata után az ablakban a partner minden számlája megjelenik, nem csak a kiegyenlítetlen.
Csak kiegyenlítetlen számlák - ez az alapértelmezett gomb az ablak megnyitásakor a kiegyenlítetlen számlák megjelenítésére szolgál.
Mégsem - bezárja az ablakot és nem tölti ki a táblázatot.
Kiegyenlítés készítése - becsukja az ablakot és feltölti a táblázatot a kijelölt számlák adataival.
A számla(k) megadása után a program íránytól függően kitölti a Tartozik vagy Követel oszlopot, illetve változtatható meg a kiegyenlítés dátuma, és az deviza érték, ha nem megfelelő a program által kitöltött adat.
A fő ablak alsó táblázatában, ha befizetett összeg kisebb mint a számla végösszege, a látható tételek között osztható szét tetszőlegesen.
Új sor menüt használva, az OrgSys átmásolja az utolsó sor főbb adatait (Partner adatok, főkönyvi számok). Lezárás
Amennyiben az összes kiegyenlítés rögzítve lett, a bizonylatot a Lezárás gombbal lehet véglegesíteni.
Műveletek
Előlegszámla előlegbekérő alapján - a menü használatával a fentebb részletezett Számla listához hasonló ablak jelenik meg, abban az esetben, ha a kijelölt bizonylaton van olyan előlegbekérő (díjbekérő), melyből még nem készült előlegszámla. Az előlegbekérők kiválasztása után a Előlegszámla készítése gombot megnyomva a program elkészíti az előlegszámlákat, és azok kiegyenlítését is.
Számlakiegyenlítés automatikus árfolyam-különbözet elszámolással
A Számla kiegyenlítések menüpontban az árfolyam-különbözetet automatikusan számolja el a program. A partner és a számla kiválasztása után a program a szokásos módon feltölti a táblázatot a számla adataival. Itt megtalálható a nyilvántartási érték és árfolyam, amelyek a számla kiállításkori adatait, a kiegyenlítéskori árfolyamot, devizát, illetve aktuális értékét képviselik.
A sorban az alábbi leírás szerint a következő három mező valamelyikét lehet megváltoztatni: az Árfolyamot, az Aktuális és a Deviza Értéket.
- Ha a bankszámla és a számla devizája forint akkor csak a Deviza Érték mezőt.
- Ha a bankszámla és a számla devizája nem forint, akkor az Árfolyamot, illetve a Deviza Értékét. Ezekből az értékekből számolja a program az Aktuális Érték mezőt. A Számla kiegyenlítések menüpontban a Nyilvántartási Értéket veszi figyelembe a program, mert a kiegyenlítés mértékét forintban kezeli.
- Amennyiben a bankszámla forintos, a számla deviza, akkor az Árfolyam és az Aktuális Érték (bankszámlára befolyt összeg) lehet változtatni. Ebből a két értékből számolja a program a Deviza Értéket. Amennyiben az árfolyam nem áll rendelkezésre, de a deviza összeg igen, úgy jobb klikk menüben található a Deviza érték megadása, forintos bank esetén (árfolyam számítás) menüpont, amit az Aktuális Érték megadása után használva, bekéri a Deviza Értéket és kiszámolja az Árfolyamot.
Az adatok helyes kitöltése után az OK gombra kattintva a program megvizsgálja a két értéket és felajánlja a számított árfolyam-különbözet elszámolását. Az Igen gombra kattintva vegyes naplóval könyveli le a kiírt összeget. Amennyiben részkiegyenlítés történik, a program nem számol el árfolyam-különbözetet, túlfizetés esetén pedig a számla deviza értékének mértékéig figyeli a program.