A rendszer használatához elengedhetetlen a bejelentkezés. Ez nem csak azért fontos, hogy csak az illetékesek használhassák a rendszert, hanem azért is, hogy a rendszer tudja rögzíteni a változás naplóban, hogy ki végezte el a módosításokat.
Felhasználó alapadatai
Azonosító - A felhasználó azonosítója. Bejelentkezéskor ezt kell írni a felhasználó névhez.
Név - A felhasználó teljes neve.
Profil - A felhasználóhoz rendelt jogosultsági profil - profilok. A sor végén található gombbal több profilt is hozzá lehet rendelni.
Helyi szervezet - A felhasználó melyik helyi szervezetben vagy Főtitkári hivatalban dogozik.
Cafetéria (bruttó) - Az az összeg, melyet a felhasználó a Cafetéria menüben szétoszthat.
Felhasználó név - Windows Active Directory használatakor a Felhasználó név megadásával automatikusan bejelentkezhet a programba.
Kell jelenléti ív - Amennyiben a felhasználónak jelenléti ívet kell töltenie, be kell jelölni ezt az opciót.
Beérkezés rögzítés eddig - Jelenléti ív használatakor, ez az az időpont, ameddig a munkavállaló külön engedély nélkül rögzítheti a beérkezését.
Távozás rögzítése ekkortól - Előző opcióhoz hasonlóan, itt azt az időt kell megadni, amikortól a felhasználó rögzítheti a távozását, úgy hogy nem kell külön utólag elfogadtatni.
Távmunka nap/hét - A munkavállalónak hány nap van engedélyezve egy héten távmunkára.
Munkarend - Milyen munkarendben dolgozik a felhasználó. A munkarendeket a Munkaidőtípus menüben lehet felvinni, módosítani.
Automatikus belépés - Az opció bejelölésével azon a gépen, ahol a felhasználó belépett az OrgSys programba, legközelebb nem kéri el a hitelesítési adatokat.
Aktív - Igen esetén a felhasználó használhatja az OrgSys programot, nem esetén nem tud bejelentkezni, de archív adatok miatt megőrzésre kerül.
Paraméterek
Teljes jogkör - Jogosultsági profiltól függetlenül minden funkciót elérhet.
Feloldás engedélyezése - Lezárt bizonylatok feloldási joga.
Nyomtatások naplózása - A nyomtatások automatikusan naplózódnak, melyet később összesíteni lehet felhasználónként.
Nyelv - A program megjelenítési nyelve.
Dokumentum és számla kezelés
Az ablak ezen részén lehet beállítani, hogy mely dokumentumokat, számlákat kezelheti a felhasználó. Az alábbi opciók találhatóak meg:
- Dokumentum, számla törlés
- Munkaszám módosítás/törlés
- Hivatkozás törlés
- Csatolás törlés
- Minden munkaszámot lát
Az opciók előtt található jelölő négyzet bepipálásával lehet engedélyt adni a megfelelő eseményhez.
Számla jóváhagyás - Itt lehet beállítani, milyen jogok illetik meg a felhasználót, bejövő számla kezelésénél. Négy opció közül lehet választani (Nincs, Saját projekt, Minden projekt, Menedzser)
Felülbírált projekt státuszok - Jogot kaphat a felhasználó a projektek felülbírálásához.
Bejelentkezési jelszó beállítása
Felhasználó rögzítése után a Bejelentkezési jelszó beállítása gombbal lehet beállítani a jelszavát.
Ideiglenes jelszó beállítása
Amennyiben a felhasználóra szeretné bízni a jelszó beállítását, lehetőség van az Ideiglenes jelszó beállítása gombbal egy egyszer használható ideiglenes jelszót (4 számból álló kód) beállítani. A felhasználó első bejelentkezésekor ezzel a jelszóval tud belépni, majd a rendszer kérni fogja, hogy adjon meg egy új bejelentkezési jelszót. A jelszó 3 napig érvényes, utána új jelszót lehet generálni. Ha a felhasználó elfelejtette a jelszavát, akkor ezzel a módszerrel lehet kezdeményezni az új jelszó beállítását.