Gyakran előfordul, hogy valamely már rögzített adatunkat kellene tömegesen módosítanunk, de ez egyesével lassú és pontatlan lenne. Nagy mennyiségű adat módosításnál jobb, ha Excelben készítjük elő a módosítási adatokat, majd egy menetben beimportáljuk az új adatokat. Néhány modul, ahol hasznos lehet ez a funkció:
- Partner adatok módosítása.
- Cikk adatok módosítása.
Tömeges módosítás menete
A módosítást elkezdeni az Opciók gombnál megjelenő menüben a Tömeges adat módosítás importálással gombbal lehet. (Ez a funkció a Partner és a Cikk ablakokon érhető el).
1. Excelben előkészítjük az módosítandó adatokat, kijelöljük azokat, majd Ctrl + C billentyűkombinációval vágólapra másoljuk.
2. Az adat importálás képernyőre a Vágólapról beillesztés gombbal vagy a Ctrl + V billentyűkombinációval tudjuk beilleszteni az adatokat.
A beillesztett adatok megjelennek a táblázatban. Az importáló automatikusan megpróbálja a fejléc nevek alapján beazonosítani az adatokat. Ha nem pontosan olyan névvel adtuk meg a fejlécet, mint ahogy azt a sablon mutatja, akkor a fejlécekre kattintva választhatjuk ki, hogy mely oszlop milyen adatnak felel meg.
3. Az Ellenőrzés gomb segít importálás előtt ellenőrizni, hogy minden adat helyes-e. Az ellenőrzés importáláskor automatikusan le fog futni.
4. A Adatok importálása gombbal indul az importálás.
Opciók
Alapértelmezett sablon beállítások mentése - Ha már van egy előkészített saját Excel sablonunk, ami tartalmazza az importálandó adatokat és rendszeresen ebből a sablonból fogunk adatokat importálni. A fejlécek egymásnak megfeleltetése után el tudjuk menteni a fejléc beállításokat, hogy a következő importálásnál ne kelljen egyesével újra megadni az fejléceket.
Sablon táblázat készítése Excelben - Olyan fejléces sablont készít, melyben nekünk csak meg kell adni a módosítandó adatokat.
Az adatok fejlécet tartalmaznak - Excelben nem feltétlenül kell a fejléc neveket is kijelölni másolás előtt. Beillesztéskor az importáló megpróbálja kitalálni, hogy voltak-e fejlécek vagy sem. A fejléc sor sárgával jelenik meg beillesztés után. Ezzel a beállítással felül lehet bírálni, hogy az első sor fejléc volt-e vagy sem.