A rendszerbe csak jogosult felhasználók léphetnek be, felhasználó névvel és jelszóval azonosítva.
Első lépésben jogosultsági profilokat vagy más néven felhasználói csoportokat kell létrehozni. Ezt a Felhasználói profil menüpontban tehetjük meg. Itt adjuk meg, hogy például a számlázók csoport hozzáférjen az értékesítéshez és rendeléseket, számlákat állíthasson ki, de például a könyveléshez ne férhessen hozzá.
A felhasználói profilok megadása után hozzárendelhetjük a felhasználókat a profiljukhoz a Felhasználó törzs menüpontban. Ezzel a módszerrel könnyedén megoldhatjuk az új dolgozók gyors beléptetését a rendszerbe, csupán azt kell megadni, hogy melyik jogosultsági csoporthoz tartoznak. Amennyiben egy csoportnak szeretnénk engedélyezni egy menüpontot, akkor nem kell minden felhasználónak egyenként megtenni, elég ha csak a profilnál engedélyezzük.