Az ablakon bejövő, kimenő dokumentumok iktatását lehet elvégezni.
Az ablak négy részre tagolódik. Az elsőben beviteli mezőket kell kitölteni, a második, harmadik egy-egy táblázat, míg az utolsóban megjegyzés írható az iktatásról.
- Bizonylatsz. - A bizonylatszámot generálhatja a program automatikusan, vagy a mező melletti checkboxból a pipa kivétele után kézzel is megadható.
- Irány - A dokumentum irányát mutatja meg Kimenő, Bejövő.
- Infláció követés - A négyzet bejelölése jelzi az információt, nem számol vele a program, csak tárolja az adatot.
- Csatolás kell - Csatolni szükséges-e a dokumentumhoz. Amennyiben nincs bejelölve, és nincs hozzá csatolás, a csatolás hiánylistán nem fog szerepelni.
- Partner - Az iktatás partnerét kell megadni. Ha nem találjuk, vagy változtatni szeretnénk az adatain a nagyító segítségével megnyithatjuk a Partner törzset.
- Tárgy - Iktatás tárgya.
- Dok. altípus - A dokumentum típusát kell kiválasztani. (Díj, számla, Felvételi határozat stb.)
- Osztály - Azt az osztályt (Területi szervezetet) kell kiválasztani a keresőablakból - egy karakter beírása után, enter megnyomásával érhető el - amelyikhez a szerződés kapcsolódik.
- Verzió - A szerződés verzióját lehet megadni.
- Küldés módja - A küldés módját lehet egy karakterrel megadni. Nincs hozzá értéklista.
- Kelte - Iktatás kelte.
- Csatolás - Egy gomb, mellyel az iktatáshoz feltöltött dokumentumok érhetőek el a Csatolás ablakon.
- Érvényesség - Iktatás érvényességi ideje dátumtól dátumig.
- Témafelelős - Felhasználót lehet megadni, akit keresőablakban lehet kiválasztani - egy karakter beírása után, enter megnyomásával érhető el.
- Státusz - Az iktatás státuszát lehet megadni, amit keresőablakból kell kiválasztani - egy karakter beírása után, enter megnyomásával érhető el.
- Verzió státusz - Az iktatás Verzió mezőben beállított státuszát lehet kiválasztani egy legördülő listából (Aktuális, Elfogadott stb.).
- Áfa - Az iktatás felvitt összegére vonatkozik. Három választási lehetőség van +ÁFA (szerződés összege nettó értékkel lett rögzítve), ÁFA mentes, Bruttó.
Az első táblázatban az iktatás részleteit kell kitölteni. Kihez kapcsolódik (általában a Partner kerül ide), mennyiség, összege, Hivatkozás típusa (Ajánlat, Szerződés stb.), majd egy keresőablakból ki lehet választani a dokumentumot, a táblázatban a Hivatkozás száma rögzül.
A táblázat alatt 4 gomb található:
- Alaphelyzet - Alap adatokkal tölti fel a táblázatot, illetve a felvitteket törli (Részösszeg stb.)
- Rögzít - A kitöltött adatokat rögzíti (megjelenik az alatta lévő táblázatban).
- Módosít - Az alsó táblázatra bal klikkel kattintva megjelennek az adatok, módosítás után a változásokat menti.
- Töröl - A Módosít gombhoz hasonlóan az alatta levő táblázatra kattintva, majd a betöltött táblázat kiválasztott sorát lehet törölni.
Az alsó táblázatra jobb klikkel kattintva, Újraszámítás menüt kiválasztva az iktatás összegeit számítja újra.
Az ablak utolsó negyedébe az iktatáshoz lehet megjegyzést rögzíteni.
Hivatkozás
A gomb megnyomásával a Hivatkozás ablakban az iktatáshoz kapcsolt dokumentumok érhetőek el.
Időszakos számla
A gomb megnyomásával az Időszakos számla ablak jelenik meg, ahol az iktatás adataival a program feltölti a mezőket.
Új verzió
A gomb megnyomásával lemásolja az iktatást (hivatkozásokkal együtt), és a verziószámot eggyel növeli.
Csatolás
A gombbal az iktatáshoz feltöltött dokumentumok érhetőek el a Csatolás ablakon.
Azonosító módosítás
A gombbal az iktatás azonosítóját lehet megváltoztatni a képernyőn és az összes hivatkozáson stb.