Az OrgSys-ben kilenc ablak található, melyek a személyek, társaságok adatait kezeli. Azt hogy a személyek, társaságok mely ablakon jelennek meg, a hozzájuk rendelt szerepkörök határozzák meg.
1. Személyek
1. Okleveles hallgatók - Azok a személyek találhatóak meg, akik az Okleveles képzésben részt vesznek, jelentkeztek.
2. Gyakornokok (tagjelöltek) - Okleveles képzést elvégzettek, akik jelentkeztek a gyakorlat elvégzésére.
3. Tagok - Könyvvizsgálónak jelentkezett, esküt tett személyek ablaka.
4. Szenior könyvvizsgálók - Olyan könyvvizsgálók, akik már befejezték a tevékenységüket, de a kamarai kapcsolatot nem szeretnék feladni.
5. Pártoló személyek - Nem könyvvizsgálók, akik a kamarához tagdíjat fizetnek.
6. Természetes személyek - Minden természetes személy.
Állandó mezők személyek esetén
Titulus, Név, azonosítók, Aktív
Okleveles hallgatók esetében az azonosítók a Kamarai regisztrációs szám, Titkos kód, illetve megjelenik még a képzés megnevezése.
Gyakornokoknál Tagjelölt nyilvántartásiszám.
Tagok esetén Tag szám, Igazolványszám, Bélyegzőszám, illetve a tag státusza is megjelenik.
A Titulus, Név mezők kitöltése kézzel történik, az azonosítókat a program generálja, és nem megváltoztathatók, míg az Igazolványszám, Bélyegzőszám, Képzés megnevezése, státusz csak megjelenik ezen a felületen.
Kamarai regisztrációs szám, titkos kód - a rendszer adja meg automatikusan, amikor a Jelentkezési, képzési adatok fülön, a Nyilvántartásba vétel dátuma kitöltésre kerül.
Tagjelölt nyilvántartásiszám - a rendszer generálja automatikusan, amikor a Gyakorlati jelentkezés fülön a Kezdő dátum mező értékét megadják.
Tag szám - a rendszer osztja ki, amikor az Alapadatok fülön a Helyi szervezet mező kitöltésre kerül.
Szenior könyvvizsgáló, Pártoló személy esetén az Azonosító a felvitel után kiosztásra kerül.
A Természetes személyek menüben nem generálódik semmilyen azonosító.
Alapadatok személyek esetén
Születési név, Születési ország, Születési város, Születési dátum, Nem, Anyja neve, Portál név, Adószám, Állampolgárság, Megjegyzés kézzel töltendő ki, míg a Főkönyvi szám, Partnerkód, Kapcsolati kód mezőket a program tölti ki, generálásuk az Általános gombok címszó alatt található.
Okleveles hallgatók - Képzési adatok, melyek nem szerkeszthetők, csak megjelennek.
Gyakornoki és Tagok ablakban megjelenő adatok - Köztisztviselő kézzel töltendő - Oklevél adatok, törölt státusz adatok nem szerkeszthetők, csak megjelennek.
Tagok ablakban megjelenő adatok - Köztisztviselő, Helyiszervezet, Szakképzőhely, Esküt tett, dátuma, PM igazolás tól, ig, EU tag, Harmadik országbeli, WEB cím kézzel töltendők. Oklevél adatok, törölt státusz adatok nem szerkeszthetők, csak megjelennek.
Szenior könyvvizsgálók - Helyiszervezet, Törölt státusz adatok nem szerkeszthetők, csak megjelennek.
Pártoló személy - Minősítés tól, ig. Törölt státusz adatok nem szerkeszthetők, csak megjelennek.
2. Társaságok
1. Társaságok - Könyvvizsgálatot folytató társaságok
2. Pártoló szervezetek - Olyan cégek, melyek nem tagjai a könyvvizsgálói kamarának, de kapcsolatban szeretnének állni vele.
3. Jogi személyek - Minden jogi személy.
Állandó mezők társaságok esetén
R. név (rövid név), Nyilv.szám (nyilvántartási szám), Aktív
Könyvvizsgáló társaságok esetében még az Igaz.sorsz. (igazolás sorszám) mező látható.
A R. név mező kitöltése kézzel történik, az azonosítókat a program generálja, és nem megváltoztathatók, míg az Igaz.sorsz. csak megjelenik ezen a felületen.
Nyilv.szám. (Könyvvizsgáló cég esetén) - a rendszer osztja ki, amikor az Alapadatok fülön a Helyi szervezet mező kitöltésre kerül.
Nyilv.szám. (Pártoló szervezet esetén) - a felvitel után kiosztásra kerül.
A Jogi személyek menüben nem generálódik semmilyen azonosító.
Alapadatok Társaságok esetén
Társaság teljes neve, Társaság típusa (Társaság típus törzs), Képviselő személy neve, Telefonszáma, Érvényesség kezdete, Adószáma, Cégjegyzékszáma, Web cím, Bankszámlaszáma, Helyi szervezet, Elsődleges kapcsolattartó, Hálózati tagság, PM engedély tól, ig, EU tag, Törvénynek megfelel, Megjegyzés. A mezők kézzel töltendők ki, míg a Főkönyvi szám, Partnerkód mezőket a program tölti ki, generálásuk az Általános gombok címszó alatt található.
3. Általános fülek
Címek
Számlázási címen kívül (ezt a Partner törzsön kell megadni), itt vihetjük fel a személyek, társaságok különböző címeit (pl.:Iroda, Közzétételi, állandó stb.), illetve látjuk a címek adatait.
Kötelezően kitöltendő oszlopok felvitelekor a cím típusa, irányítószám, város, közterület neve, jellege, házszám vagy helyrajziszám.
Új cím típust a Cím típus törzsben lehet felvinni.
Telefonszámok
Különböző típusú telefonszámokat lehet rögzíteni (pl.:Hordozható, Közzétételi stb.), illetve láthatjuk a telefonszámokat.
Kötelezően kitöltendő oszlopok: típus, telefonszám, ami + karakterrel kell kezdődjön, és csak számokat tartalmazhat.
Új telefonszám típust a Telefonszám típus törzsben lehet felvinni.
A menü 2 részre tagolódik: felül a személyek e-mailcíme(i) látható(k), rögzíthető(k) alul pedig a rendszer által kiküldött e-mailek, pl. felszólító levelek, számlák, előlegbekérők. A felső rész szerkeszthető, az alsó részen a kiküldött e-mail tekinthető meg dupla kattintás után.
A felső részen jobbklikkre feljövő menük között található a Partner törzsbe másolás. A használatával az e-mail címet a Partner törzs megfelelő helyére lehet átmásolni.
Kötelezően kitöltendő oszlopok: típus, cím.
Új e-mail típust az E-mail típus törzsben lehet felvinni.
Számlák
Itt látható a személyek, társaságok saját számlái (felső rész) vagy azok a számlák, ahol kedvezményezettként van feltüntetve (alsó rész). Nem módosíthatók a tételek, csak a számla részletező behívásával a Kimenő számlák ablakot tekinthetjük meg. A számlarészletező menüt a megfelelő soron jobbklikk használatával lehet elérni.
Átvállalás
A személyek költségeit átvállalhatják, ilyen esetekben ezen a fülön kell rögzíteni az adatokat. Az átvállalás történhet minden cikkre (MINDENT), vagy csak megadott cikkre. Több átvállalás is rögzíthető, ha különböző cikkekhez különböző átvállaló van. Ha egyéni vállalkozói adatait szeretné valaki megjeleníteni a bizonylatokon, akkor a Partner törzsbe fel kell vinni a vállalkozás adatait, majd az átvállalásnál a Magának EV-ként oszlopot I-re kell állítani. Ez főleg a tagdíj számításnál fontos! Az ablakon két táblázat található, a felsőn a személyhez (társasághoz) köthető átvállalások, míg az alsón az átvállalt személyek (társaságok) találhatóak. Az átvállaló adatait, jobbklikk használatával Átvállaló mutatása menüvel lehet megnézni a Partner törzs ablakon.
Kötelezően kitöltendő mezők: Átvállaló neve, Magának EV-ként.
Szerepkör
A rendszerben szereplők tulajdonságai, általában a rendszer automatikusan osztja ki, de a vizsgáztatóknak kézzel kell megadni, mely vizsgánál milyen szerepet tölthetnek be. Az aláhúzott szerepkörök jelölik az adott csoport fő szerepkörét, ami a képernyőn megjelenik.
Egyéb dokumentumok
A személyekkel, társaságokkal kapcsolatos dokumentumok találhatóak itt meg (Felvételi határozat, éves adatszolgáltatás dokumentumai stb.).
4. Általános gombok
Partner - A Partner gomb megnyomásával a Partner törzs ablak jelenik meg. Abban az esetben, ha már rendelkezik partner kóddal a személy, vagy társaság a meglévő partner adatok töltődnek be. Amennyiben még nem, akkor a Partner törzs menü új felvitel állapotban nyílik meg az eredeti ablakon (Tagok, Társaságok stb.) található adatokkal feltöltve. Adatok ellenőrzése után az OK gomb megnyomására létrejön a Partner, illetve legenerálódik a Partner kód, illetve a Főkönyvi szám is.
Új dokumentum - A gomb segítségével egy iktatást lehet létrehozni – Iktatások ablak nyílik meg új felvitel állapotban –, amelyhez fájlokat lehet csatolni.
Nyomtat - A gomb több ablakon megjelenik, de más dokumentumot nyomtat ki, az alábbi listában látható melyik ablakon, mit lehet nyomtatni.
• Okleveles hallgatók – Személy karton
• Gyakornokok – Adatlap (tagjelölt)
• Tagok – Adatlap (személy)
• Társaságok – Adatlap (társaság)
Műveletek
A Műveletek gomb minden ablakon megjelenik. A gombon több végrehajtható művelet található. Ezek a műveletek ablakonként eltérhetnek, de van amelyik mindenhol megtalálható.
4T lekérdezés – a menü megnyomásával egy új ablak jelenik meg (Kapcsolati kód keresés 4T alapján), ahol a program automatikusan kitölti az adatokat, ellenőrzés után a Lekérdezés gomb megnyomásával az ELO program segítségével lekérjük a kapcsolati kódot, melyet a program eltárol. (Társaságok, Pártoló szervezetek, Jogi személyek ablakokon nem található meg).
Hozzáadás etikett listához – Általános/Etikett csoportos kiállítása menüben található listához adja hozzá.
E-mail küldés – Megnyitja az alapértelmezett E-mail klienst a gépen és elsődlegesen az Alapértelmezett e-mail címet illeszti be címzettnek.